Judith Pallarés: “La simplificació serà una feina continuada, cada nova normativa genera un tràmit”

La titular de Funció Pública i Simplificació de l’Administració fa balanç de la tasca del ministeri en aquest ja més d’any i mig que fa que l’encapçala, una tasca marcada per la “sacsejada” de la Covid. Judith Pallarés repassa la feina feta de cara a la simplificació i transformació digital de l’Administració i admet que la modificació de la Llei de la Funció Pública no serà a tràmit abans d’acabar l’any.

Un any i set mesos al capdavant del ministeri, quin balanç en pot fer?
En realitat, a tots ens agradaria poder fer un altre balanç, perquè quan un accedeix a un càrrec les expectatives que té davant, i més en un ministeri com el meu, són ambicioses, i quan arriba la Covid tot això ens trastorna una mica i fa difícil poder reajustar moltes coses. Tot i així hem intentat avançar i aprofitar el temps de confinament, de teletreball, de reassignació de tasques per poder avançar d’altres coses que a vegades el dia a dia tampoc et deixava fer.

S’ha buscat, doncs, fer de la crisi una oportunitat.
Vam fer un esforç important per reajustar equips i optimitzar el temps que la gent havia d’estar teletreballant a casa o reconduir-se cap a altres feines. Tot i el vessant negatiu de la situació, si hi ha una cosa positiva és que aquest sacsejament de l’activitat dins l’Administració ha fet que molts treballadors públics es replantegin i reconsiderin, a vegades fins i tot, la feina que estaven fent o si tenien altres oportunitats. I crec que això ens ha donat a tots una perspectiva molt més gran i àmplia del que és la feina de treballador públic.

Un dels assumptes damunt la taula, d’entrada era la modificació de la Llei de la Funció Pública.
Les demandes dels sindicats estaven damunt la taula des del primer dia. Crec que el punt de partida estava clar més enllà dels dos punts que marcava el Constitucional. Ara està pendent que pugui tancar un esborrany d’avantprojecte de modificació de la llei. Sempre he volgut entrar-la a tràmit abans d’acabar l’any, tot i que és cert que tal com està ara la situació legislativa i la Covid ho complicarà, però espero poder tenir un esborrany per poder compartir i mostrar algunes d’aquestes propostes que els sindicats sempre havien plantejat, algunes eh, i la proposta que podem fer des del Govern. 

Vol fer un treball previ.
Tinc el compromís també de poder treballar aquest document, encara que no l’entri a tràmit, amb els grups parlamentaris, i evidentment, també amb els sindicats i els treballadors públics que hi vulguin fer aportacions. Això ens donarà un text més consensuat i poder-lo entrar a tràmit quan comenci l’any amb un debat previ.

Més enllà dels punts assenyalats pel TC, quins altres canvis es preveuen?
El que és positiu de tenir aquesta llei en funcionament aquest temps és que a l’equip tècnic ens ha permès treballar-la de tal manera que analitzem des d’una visió de més practicitat i de futur què necessitem aquest text per poder donar resposta també a algunes coses que haurem d’afrontar, com és per exemple tota la transformació digital. Així, hi ha algunes modificacions que són d’aclariments on hi havia dubtes, de revisions d’alguna cosa que ha quedat penjada en algun tema del règim disciplinari.

Els sindicats demanaven resoldre el tema dels interins.
Hi ha dificultats en les contractacions d’interins, per exemple perquè és difícil que es necessiti contractar un interí per tres mesos i s’obri un procés de selecció que duri mes i mig. Aleshores cal preveure-ho tot molt a l’avança, i quan hi ha necessitats urgents, malgrat que la llei preveu la manera de poder-ho fer, genera moltes incongruències i contradiccions.

I com està el desplegament reglamentari sense el qual hi ha parts de la llei que no es poden aplicar?
N’hi ha de funcionament que sí que estan fets, com ara l’adaptació del reglament de la comissió de personal o el del comitè tècnic d’organització i gestió. A més n’hi ha d’altres que la llei permetia funcionar amb els antics si no hi havia el nou i hem anat funcionant amb aquests. Sí que hi ha una previsió de cara a l’any vinent d’anar-ne implementant de diferents, alguns de forma més fàcil i altres que són més complexos.

El de carrera i el de la gestió de l’acompliment serien d’aquests darrers?
Sí. De fet, treballant el reglament ens hem plantejat alguna modificació dins la mateixa llei per poder tenir una carrera professional més definida i molt més clara, i es podrien recuperar alguns aspectes de l’anterior llei respecte a la definició de les funcions, que això ens ajudaria a definir millor la carrera.

La modificació de la llei ha frenat en certa manera els reglaments.
Sí, però també és cert que cada cop, com més ho analitzàvem, hi havia moltes coses que tot i tenir un reglament i un text escrit serien molt difícils d’implementar. Per exemple perquè teníem un catàleg de competències molt antic, i recuperant la idea de la transformació digital, necessitem definir competències en aquest àmbit. Així que vam decidir que per poder tenir carrera havíem de millorar el catàleg de competències. No tenim un catàleg de formació que ha d’anar vinculat a la carrera, ja que la formació continuada serà un dels aspectes que comptarà. Necessitem també una eina informàtica que ens ajudi a fer el seguiment de les avaluacions, les formacions i la carrera i havíem de definir també altres qüestions per tenir aquesta carrera. Al final no és només fer un reglament, sinó fer-ne un que puguis complir.

Ho deia perquè la idea amb què es va reformar la llei era per garantir la sostenibilitat de l’Administració, i si no s’està aplicant del tot...
La realitat de l’estalvi ha d’estar amb l’optimització de l’Administració en la  seva totalitat, no únicament amb el fet de les valoracions. S’hauran de redefinir altres aspectes, però també van més enllà. L’optimització tecnològica i els canvis faran que a poc a poc, igual que totes les administracions avui en dia, en millorar en tecnologia i totes les tasques que es poden automatitzar es requereixi menys personal. I aleshores el que vols és personal que tingui altres perfils que puguin donar resposta a les necessitats de la ciutadania que, al final és per a qui treballem.

Aprovats els principis dels plans d’ordenació i racionalització ara toca elaborar-los.
És una feina continuada que anirem fent durant tot el 2021, no un pla que inicies i acabes. Aquesta planificació començarà amb una informació que des de Funció Pública estem treballant per facilitar la feina a tots els departaments i que fem conjuntament amb Pressupost. Veurem el pressupostat i el que es va liquidant i què és el que provoca certes disfuncions. Es farà un seguiment de l’acció pressupostària i de les decisions que es van prenent de seguiment de l’Administració. Els plans estan previstos per sortir amb un document de punt de partida de pressupostat i liquidat i d’anàlisi dels llocs i les places. Estem parlant de quantes n’hi ha, si hi ha vacants que no s’han cobert i si aquestes es poden agafar d’aquell departament perquè no seran necessàries i es podran passar a un altre.

I què aportaran?
Volem fer aquesta anàlisi i quan recuperem tot això poder veure què podem moure per ser molt més eficients i optimitzar més aquestes places, on podem estalviar hores extra si modifiquem el sistema per torns, on es poden estalviar dietes... Qüestions que pensem que val la pena que anem definint i que també ens ajudaran a trobar els perfils dins els equips de qui podrà continuar acompanyant amb el canvi per exemple de la gestió documental, que necessitem tenir unes persones referents en cada equip, on podrem trobar persones que s’han format en la gestió per processos perquè és  un model que tots haurem d’acabar de definir... Una feina de tot un any que ens ha d’ajudar a trobar no únicament estalvi, sinó també perfils per tal de poder continuar treballant amb el desenvolupament de moltes funcions.

Amb la voluntat d’estalviar.
L’estalvi que generarem és aquell que podem trobar perquè hi ha diferències entre el pressupostat i el liquidat. I això segurament ens ajudarà a trobar també algunes qüestions que són millorables a nivell legislatiu i reglamentari que de vegades també obliguen a uns procediments tan pesats que també generen despesa. Hi ha qüestions que si les simplifiquem veurem que no són tan necessàries. D’altres mesures que volem intentar és que els equips administratius siguin cada vegada més compactats i que treballin no per ministeris, sinó per donar un servei més ampli perquè aquest sí que és un procés tecnològic que serà dels primers que s’anirà implementant.

Han fet alguna estimació del que es podria estalviar o s’han fixat un objectiu?
No. L’objectiu d’entrada és poder aproximar cada cop més allò liquidat i allò pressupostat. És una feina que ens ha d’ajudar també a veure opcions de millorar en els equips, que ens ha d’aproximar més al personal dels departaments per veure com podrem plantejar tot el nou sistema de gestió per processos i del canvi de gestió administrativa. I que esperem que a final del 2021 tinguem un resultat i una anàlisi prou ampli per poder començar a fer aquesta planificació de recursos humans de l’Administració Pública que la llei marca que hem de fer cada quatre anys.

Parlava de la gestió per processos, com està tota aquesta feina interna que s’està fent?
És feixuc. Hem començat per generar un equip de treball que és l’oficina de processos. Bé, serà. Estic acabant el decret d’estructuració per veure com podem fer les connexions amb els departaments perquè cadascú pugui anar definint aquest sistema. Això ens ajudarà a veure, dins d’aquests fluxos, què és el que podem reduir, i això significa que de cada tràmit hem d’analitzar què és necessari i què no. És una feina de temps. La simplificació serà una feina continuada, perquè cada cop que surt una nova normativa genera un nou tràmit. 

En què s’ha avançat?
Hem avançat amb el tema del catàleg de processos, hem tret un concurs juntament amb Actua de tot aquest mapa de processos de l’Administració i això ja ens començarà a donar una foto. És cert que hem prioritzat empresa i ha estat una qüestió que s’ha treballat directament amb Economia i Empresa a través d’un extern per no parar el sistema intern que havíem d’estructurar nosaltres, i des d’allà també ells col·laboren per veure quines són les opcions de millora. L’equip de Tràmits treballa també en simplificació administrativa per fer una anàlisi dels tràmits i quins són els objectius de millora. Tot això s’està estructurant, però sí que és cert que hi ha un bon nombre de qüestions que tenim damunt la taula, sobretot quan l’has de digitalitzar o veus que les podries automatitzar.

Per exemple?
Un projecte important són els registres, que de fet, és un sistema fàcilment automatitzable. Aleshores, revisar el procediment i el procés per veure com podem modificar també la norma i tenir una nova eina que funcioni sense gran volum de recursos humans i que a més a més, sigui molt més fàcil per a l’usuari és un projecte en el qual ara mateix s’hi treballa. Hem començat per revisar tràmits que són de molt volum per també simplificar i optimitzar recursos interns. També estem a punt d’acabar el sistema de poder entrar els recursos administratius en línia, directament cap al Gabinet Jurídic amb una certificació que sigui directa de tal manera que les empreses que entren recursos administratius ho puguin fer des del despatx de l’advocat o a l’hora que considerin, que això serà també molt útil. Anem avançant processos que tenen molt volum amb un criteri també de què és el que és més fàcil de simplificar, i després n’hi ha d’altres que són molt més complexos que, segurament, requereixen modificacions legislatives. Un de molt important és el registre de comerç, que com que té una doble validació amb els comuns s’haurà d’arribar a un punt d’entesa amb aquests per agilitzar-lo.

Es pot dir que la pandèmia ha accelerat aquests processos?
Ha accelerat algunes qüestions i el que ja sabíem: que cada cop necessites digitalitzar més coses. Però també ens ha posat davant una situació en la qual no tothom està disposat d’avui a demà a assumir això, ni tothom està digitalment preparat com per fer-ho. Hem de trobar aquest equilibri de transformació que permeti que dins l’Administració continuem donant un servei directe a aquelles persones que ho necessitin.